Cómo configurar Prematrícula por créditos académicos

¿Cómo funciona?
La modalidad de prematrícula por créditos académicos permite que el estudiante seleccione las asignaturas o módulos que desea cursar en un período, tomando como referencia los créditos académicos definidos para cada asignatura o módulo dentro del pensum de su programa.

De esta manera, Q10 utiliza la cantidad de créditos asociada a cada asignatura o módulo seleccionado para determinar tanto la carga académica del estudiante como, cuando corresponda, el valor que deberá pagar por la prematrícula.

Requisitos previos

Para que el proceso funcione correctamente, es importante que previamente se encuentren configurados y asociados los créditos correspondientes a las asignaturas o módulos que hacen parte del pénsum del programa.

La institución debe verificar que:

Las asignaturas o módulos deben tener definidos correctamente sus créditos dentro del pénsum del programa.
Ruta: Académico → Estructuración → Programas.
Los cursos que estarán disponibles para el período se encuentren previamente creados en la plataforma.
Ruta: Académico → Estructuración → Cursos.

Una vez el módulo haya sido habilitado por el equipo de Soporte, puedes ingresar a Institucional → Establecimiento → Configuración de prematrícula.

Allí deberás filtrar el período y el programa al que aplicará el proceso de prematrícula.

En la opción Ingresar configuración, podrás establecer:

Fecha de inicio y fecha de fin: Corresponde al rango durante el cual estará habilitado el proceso de prematrícula.
Producto por crédito: Allí debes relacionar el producto que se cobrará por cada crédito académico matriculado. Este producto debe estar creado previamente desde Tesorería → Estructuración → Productos.

Para esta modalidad, el producto debe tener configurado el valor correspondiente a un crédito académico. A partir de este valor, Q10 calculará automáticamente el total de la prematrícula según la cantidad de créditos de las asignaturas o módulos seleccionados por el estudiante.

Ejemplo: Si el producto tiene configurado un valor de $100.000 por crédito y el estudiante selecciona asignaturas que representan 9 créditos, Q10 calculará automáticamente un valor de $900.000. A este valor podrán sumarse los productos adicionales configurados, si aplican.

Una vez creada la configuración, se habilitarán campos adicionales como Productos adicionales, donde podrás relacionar conceptos que la institución requiera cobrar de manera adicional al valor de los créditos.

Por ejemplo, si para el período académico el estudiante debe adquirir material de apoyo o un libro requerido para el desarrollo de la asignatura, podrás relacionar este producto como un cobro adicional dentro de la prematrícula (es opcional).

En Configuración de plazos de pago, podrás establecer las fechas durante las cuales estará habilitado el pago de la prematrícula, de acuerdo con los plazos definidos por la institución.

Las fechas establecidas en este apartado tienen prioridad sobre las fechas configuradas en el tipo de orden de pago. Por lo tanto, serán estas las que se tendrán en cuenta para el proceso de pago.

Uno de los aspectos importantes de esta modalidad es la relación entre el estado financiero y la formalización de la matrícula académica.

Inicialmente, el estudiante queda en estado Prematriculado, lo que permite identificar que realizó el proceso de selección de las asignaturas o módulos, pero aún está pendiente de cumplir la condición financiera establecida por la institución.

Cuando la modalidad se gestiona mediante órdenes de pago, este comportamiento viene configurado por defecto. Una vez el estudiante realiza el pago total de la orden de pago, Q10 acepta automáticamente la prematrícula y realiza el cambio correspondiente, pasando al estudiante de Prematriculado a Matriculado activo en los cursos seleccionados.

La misma automatización aplica cuando la orden de pago es convertida en crédito. Una vez realizada esta conversión, Q10 acepta la prematrícula y el estudiante pasa a matriculado activo en los cursos correspondientes.

Por lo tanto, en esta modalidad, la prematrícula y la matrícula activa se encuentran directamente relacionadas con el cumplimiento de la condición financiera configurada para el proceso.

Luego de realizar la configuración, el estudiante podrá ingresar a su plataforma y dirigirse a Académico → Prematrículas. Allí podrá visualizar las asignaturas disponibles y realizar la selección de los cursos que desea matricular.

Consideraciones importantes

Valor del crédito: Si el valor del crédito académico es el mismo para todos los programas, solo será necesario crear un producto para el crédito y utilizarlo en las configuraciones correspondientes.
Valores diferentes por programa: Si los programas manejan diferentes valores por crédito, será necesario crear los productos correspondientes a cada valor y configurarlos según aplique.
Créditos definidos en el pénsum: El cálculo depende directamente de los créditos establecidos para cada asignatura o módulo dentro del pénsum. Por ello, es importante validar que esta información sea correcta antes de habilitar el proceso.
Configuración por período y programa: Las condiciones de la prematrícula se establecen de acuerdo con el período académico y el programa, por lo que pueden existir configuraciones diferentes para cada uno.
Fechas: Las fechas de inicio y finalización de la prematrícula deben corresponder al calendario académico definido por la institución.
Plazo de pago: Se debe establecer la fecha límite hasta la cual el estudiante podrá realizar el pago de la orden generada.
Productos adicionales: Si existen conceptos adicionales que deban cobrarse junto con la prematrícula, estos deben incluirse en la configuración correspondiente. Por ejemplo, derechos de inscripción, seguro estudiantil, carné estudiantil u otros conceptos establecidos por la institución.
Estado prematriculado: Realizar la prematrícula no significa que el estudiante quede inmediatamente matriculado de forma activa. Inicialmente, permanecerá en estado Prematriculado hasta que se cumpla la condición financiera establecida.
Automatización del proceso: Cuando se realiza el pago total de la orden o esta se convierte a crédito, Q10 puede aceptar la prematrícula y realizar el paso del estudiante a Matriculado Activo en los cursos seleccionados. Este proceso puede automatizarse mediante el servicio adicional de Recaudo Electrónico. Para conocer las condiciones, disponibilidad y aplicabilidad del servicio, consulta con tu CSM. Aplican términos y condiciones según el país.