¿Cómo funciona?
El proceso de prematrícula se desarrolla de la siguiente manera:
Selección de asignaturas o módulos → Prematrícula → Revisión administrativa → Aceptación → Matrícula activa
- Selección de asignaturas o módulos: El estudiante ingresa al proceso de prematrícula desde la ruta Académico → Prematrícula y selecciona los cursos que desea realizar durante el período académico.
- Prematrícula: Una vez el estudiante confirma su selección, Q10 registra su estado como prematriculado. En este momento, la matrícula aún no se encuentra activa.
- Revisión administrativa: El personal administrativo revisa la información de la prematrícula y valida las condiciones establecidas por la institución.
- Aceptación: Una vez el usuario administrativo acepta la prematrícula, Q10 formaliza el proceso y el estudiante pasa a estado matriculado activo en los cursos seleccionados.
- Matrícula activa: El estudiante pasa a estar matriculado activo en los cursos seleccionados.
Requisitos previos
Para que el proceso de prematrícula funcione correctamente, es necesario que previamente se encuentre configurada la estructura académica que estará disponible para la selección del estudiante.
La institución debe verificar que:
- Las asignaturas o módulos se encuentren correctamente asociados al pénsum del programa.
Ruta: Académico → Estructuración → Programas. - Los cursos que estarán disponibles para el período académico se encuentren previamente creados y habilitados para su selección.
Ruta: Académico → Estructuración → Cursos.
Una vez habilitado el módulo por parte del equipo de Soporte, ingresa a Institucional → Establecimiento → Configuración institucional.
En el apartado Gestión académica encontrarás las opciones Prematrículas - Fecha inicio y Prematrículas - Fecha fin, donde podrás establecer el rango de fechas durante el cual estará disponible el proceso de prematrícula.
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Dichas fechas aplican a nivel general, independiente del período o programa del estudiante.
Luego de configurar las fechas, el estudiante podrá ingresar a su plataforma y dirigirse a Académico → Prematrículas. Allí podrá visualizar las asignaturas disponibles y realizar la selección de los cursos que desea prematricular.
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A diferencia de las modalidades de prematrícula que tienen componente financiero, en la prematrícula por confirmación no se requiere configurar un producto por crédito, producto por asignatura o producto único por semestre, ya que el proceso no genera un cobro asociado.
Finalmente, desde Institucional → Estudiantes → Prematrícula, podrás visualizar las solicitudes de prematrícula realizadas previamente por los estudiantes.
Desde este apartado podrás revisar cada solicitud y aceptar o rechazar la prematrícula de los cursos seleccionados por el estudiante.
Este proceso también puede realizarse desde la Información académica de cada estudiante.
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Es importante tener en cuenta que la aceptación es manual e individual; es decir, la institución debe gestionar cada prematrícula que desee formalizar.
Sin relación financiera
La prematrícula indirecta o por confirmación no tiene una condición financiera asociada.
Por lo tanto, el proceso no depende de:
- Pago de una orden.
- Conversión de una orden en crédito.
- Estado de cuenta.
La aceptación de la prematrícula depende exclusivamente de la gestión académica y administrativa que realice la institución.
Sin automatización
En esta modalidad, Q10 no realiza automáticamente el paso de prematriculado a matriculado activo.
El estudiante puede realizar su selección y quedar prematriculado, pero la formalización de la matrícula requiere que un usuario administrativo revise y acepte el registro.
Por ello, la institución conserva el control sobre cuáles prematrículas serán finalmente aceptadas.
Consideraciones importantes
- Estado prematriculado: Después de realizar la selección, el estudiante queda inicialmente en estado prematriculado. Esto significa que todavía no cuenta con una matrícula activa en los cursos seleccionados.
- Aceptación administrativa: Para que el estudiante pase a matriculado activo, un usuario administrativo debe revisar y aceptar individualmente la prematrícula.
- Sin relación financiera: Esta modalidad no genera una orden de pago ni utiliza productos para determinar el valor de la prematrícula.
- Gestión individual: Las prematrículas deben aceptarse de manera individual desde Institucional → Estudiantes → Prematrículas. Desde este proceso no se realiza una aceptación masiva.
- Sin condición financiera de cantidad: Esta modalidad no establece, desde el componente financiero, una cantidad máxima de asignaturas o créditos que el estudiante pueda seleccionar. La selección estará determinada por las condiciones académicas y la configuración disponible para el estudiante.
- Control institucional: Debido a que la matrícula activa requiere una aceptación administrativa, la institución puede revisar cada solicitud antes de formalizar la matrícula del estudiante.
- Validación previa: Antes de aceptar una prematrícula, se recomienda que el personal administrativo verifique que la selección realizada por el estudiante corresponda con las condiciones académicas definidas por la institución.