Conceptos de estructura básica
Preinscripción
Proceso mediante el cual un aspirante registra sus datos personales y selecciona el programa académico de interés, iniciando formalmente su proceso de ingreso a la institución antes de realizar la matrícula.
Egresado
Estudiante que ha finalizado y aprobado satisfactoriamente el plan de estudios de su programa académico, cumpliendo con todos los requisitos académicos y administrativos exigidos por la institución.
Graduado
Egresado que ha obtenido oficialmente un título, diploma o grado académico otorgado por la institución, una vez cumplidos todos los requisitos establecidos para su certificación.
Renovación masiva
Proceso que permite actualizar de forma simultánea la situación académica de varios estudiantes y realizar su matrícula al siguiente período, semestre, ciclo o nivel académico.
Cancelación masiva
Proceso que permite cancelar de manera simultánea la matrícula de varios estudiantes pertenecientes a un mismo programa académico.
Oportunidades
Registro de un prospecto interesado en uno o varios programas académicos, al cual se le realiza seguimiento comercial, académico o institucional con el objetivo de concretar su matrícula.
Medios publicitarios
Canales utilizados por la institución para promocionar sus programas académicos y atraer nuevos prospectos, como redes sociales, campañas digitales, motores de búsqueda, páginas web, publicidad en línea u otros medios de difusión.
Medios de contactos
Forma utilizada por el prospecto para realizar su primer contacto con la institución, como formulario web, llamada, correo electrónico, WhatsApp u otros canales de atención. Permite identificar cómo llegan los interesados y analizar los canales más efectivos para la captación de nuevos estudiantes.
Estados de negocio
Etapas que describen la evolución de una oportunidad desde el primer contacto con el prospecto hasta su conversión en estudiante matriculado.
Campos personalizados
Campos de información adicionales configurados por la institución, que se visualizan en el formulario de registro de oportunidades para capturar datos específicos según sus necesidades.
Causas
Motivos registrados cuando un prospecto no continúa con su proceso comercial, permitiendo identificar las razones de cierre o abandono y analizar oportunidades de mejora en la estrategia de seguimiento.
Importar oportunidades
Función que permite cargar múltiples oportunidades comerciales mediante una plantilla de Excel, facilitando el registro masivo de prospectos sin realizar la creación manual de cada uno.
Cambio masivo de asesor
Herramienta que permite reasignar varias oportunidades comerciales de un asesor a otro en una sola operación, facilitando la gestión cuando se requiere redistribuir asignaciones.
Administrar encuestas
Módulo que permite crear, gestionar y consultar encuestas dirigidas a diferentes usuarios de la institución para recopilar información, opiniones o retroalimentación sobre servicios y procesos.
Ofertas laborales
Módulo que permite publicar y gestionar oportunidades laborales (vacantes de empleo) y de prácticas profesionales para que los estudiantes puedan consultarlas desde la plataforma.
Encuestas de prácticas laborales
Encuestas diseñadas para recopilar información sobre la experiencia del estudiante durante su práctica laboral, permitiendo conocer aspectos como desempeño, condiciones del entorno laboral y percepción del proceso.
Administrar comunicados
Funcionalidad que permite gestionar y publicar mensajes institucionales dirigidos a usuarios registrados en la plataforma, como estudiantes, docentes, administrativos y otros miembros de la comunidad educativa.
Solicitudes
Canal mediante el cual estudiantes, docentes, administrativos o externos, pueden registrar solicitudes relacionadas con servicios, trámites o requerimientos institucionales, permitiendo a la institución gestionar su atención y seguimiento.
Configuración institucional
Sección donde el equipo administrativo define parámetros generales de la plataforma, configurando aspectos que afectan el funcionamiento de los módulos y procesos institucionales generales.
Dependencias
Áreas o departamentos de la institución encargados de gestionar solicitudes según el tipo de requerimiento registrado. Por ejemplo, una solicitud relacionada con pagos puede ser asignada a Tesorería, mientras que una actualización de información académica puede ser gestionada por Registro y Control.
Auditorías
Registro histórico que permite consultar las acciones realizadas por los usuarios en la plataforma, facilitando la trazabilidad y seguimiento de los cambios efectuados.(quién hizo qué y cuándo).
Importación de personas
Funcionalidad que permite realizar cargas masivas de información mediante archivos excel, facilitando la gestión de diferentes procesos institucionales como registro de personas, inscripciones, matriculas, renovaciones, graduados, egresados y otros procesos que requieren procesamiento masivo.
Jornadas
Franja horaria en la que se desarrollan las clases de un programa académico, como mañana, tarde o noche. La jornada hace referencia a la organización del horario académico y no a la modalidad de estudio.
Sedes
Espacios físicos o virtuales asociados a la institución donde se desarrollan sus actividades académicas y se organiza la oferta de programas.
Niveles
Etapas o grados educativos que conforman la trayectoria académica de un estudiante hasta la culminación de su proceso de formación.
Aulas
Espacios físicos de la institución destinados al desarrollo de clases y actividades académicas, como salones, laboratorios u otros ambientes de formación. Se asignan a los cursos durante la programación de horarios para organizar dónde se llevarán a cabo las actividades.
Períodos
Espacios del calendario académico en los que la institución organiza sus actividades formativas, como semestres, trimestres o bimestres. Cada período cuenta con una fecha de inicio y una fecha de finalización, y permite asociar procesos como matrículas, cursos, calificaciones y demás actividades académicas. (Ejemplo: 2026-1).
Tipos de solicitudes
Clasificación de las solicitudes y trámites disponibles para los usuarios, como certificados, paz y salvos, actualización de información u otros requerimientos institucionales. Permite organizar la atención de cada solicitud y dirigirla al área responsable de su gestión.
Perfiles
Conjunto de permisos y accesos que define los módulos y acciones disponibles para los usuarios administrativos según su función dentro de la institución. Un mismo perfil puede asignarse a varios administrativos, facilitando la gestión y administración de los permisos en la plataforma.
Empresas
Registro de empresas relacionadas con la institución o con la información laboral de las personas. Permite gestionar datos de organizaciones vinculadas a experiencias laborales, prácticas profesionales, ofertas de empleo u otros procesos relacionados.
Instituciones educativas
Listado de instituciones educativas donde la persona ha realizado estudios previamente, como colegios, universidades u otros centros de formación. Permite registrar información relacionada con su trayectoria académica anterior.
Preguntas personalizadas
Preguntas adicionales que la institución puede crear para recopilar información específica de las personas durante procesos como la preinscripción o la gestión interna de sus registros. Permiten complementar los datos estándar de la plataforma según las necesidades institucionales.
Categorías documentos digitales
Categorías o carpetas que la institución crea para organizar los documentos digitales de los usuarios facilitando así la clasificación y consulta de dicha información. Por ejemplo: Documentos de admision, Contratos, Actas de grado, etc).
Criterios del observador
Categorías que permiten clasificar las observaciones registradas sobre un estudiante, según su tipo (académicas, disciplinarias, financieras u otras definidas por la institución).
Parametrización de informes
Configuración que permite personalizar la estructura y encabezado de los informes de la plataforma, definiendo aspectos como el título, código, el tipo de papel, la versión y otros elementos de presentación.
Entidades administradoras
Registro y listado de entidades externas que la institución configura para asociarlas a la información personal, laboral o de seguridad social de los usuarios (ej.: aseguradoras, fondos, cajas de beneficios u otras entidades).