Conceptos de estructura básica
Preinscripción
Proceso mediante el cual un aspirante registra sus datos personales y selecciona el programa académico de interés, iniciando formalmente su proceso de ingreso a la institución antes de realizar la matrícula.
Egresado
Estudiante que ha finalizado y aprobado satisfactoriamente el plan de estudios de su programa académico, cumpliendo con todos los requisitos académicos y administrativos exigidos por la institución.
Graduado
Egresado que ha obtenido oficialmente un título, diploma o grado académico otorgado por la institución, una vez cumplidos todos los requisitos establecidos para su certificación.
Renovación masiva
Proceso que permite actualizar de forma simultánea la situación académica de varios estudiantes y realizar su matrícula al siguiente período, semestre, ciclo o nivel académico.
Cancelación masiva
Proceso que permite cancelar de manera simultánea la matrícula de varios estudiantes pertenecientes a un mismo programa académico.
Oportunidades
Registro de un prospecto interesado en uno o varios programas académicos, al cual se le realiza seguimiento comercial, académico o institucional con el objetivo de concretar su matrícula.
Medios publicitarios
Canal o herramienta utilizada para difundir información institucional o promocionar programas, como redes sociales, radio, prensa o páginas web.
Medios de contactos
Canal a través del cual el prospecto de estudiante se comunica con la institución.
Estados de negocio
Etapas que describen la evolución de una oportunidad desde el primer contacto con el prospecto hasta su conversión en estudiante matriculado.
Campos personalizados
Campos de información adicionales configurados por la institución, que se visualizan en el formulario de registro de oportunidades para capturar datos específicos según sus necesidades.
Causas
Razones que justifican por qué un prospecto no finalizó el proceso de matrícula.
Importar oportunidades
Carga masiva de prospectos mediante plantilla.
Cambio masivo de asesor
Reasignación de oportunidades entre asesores de forma masiva.
Administrar encuestas
Creación y revisión de encuestas institucionales.
Ofertas laborales
Gestión de vacantes y prácticas desde la plataforma.
Encuestas de prácticas laborales
Instrumentos utilizados para recopilar información sobre la experiencia, desempeño y condiciones de los estudiantes durante su práctica profesional.
Administrar comunicados
Funcionalidad que permite gestionar y publicar mensajes institucionales dirigidos a usuarios registrados en la plataforma, como estudiantes, docentes, administrativos y otros miembros de la comunidad educativa.
Solicitudes
Canal interno para que estudiantes, docentes y administrativos radiquen peticiones formales (certificados, cambios de datos, trámites académicos, etc.) y la institución les dé respuesta y seguimiento.
Configuración institucional
Sección donde el administrador configura el comportamiento global de la plataforma: módulos activos, restricciones, parámetros por defecto y otras opciones que afectan a toda la institución.
Dependencias
Áreas o departamentos de la institución (ej.: Registro, Tesorería, Bienestar) que reciben y gestionan las solicitudes radicadas por los usuarios.
Auditorías
Historial que registra automáticamente todas las acciones realizadas en la plataforma (quién hizo qué y cuándo), permitiendo rastrear cambios y garantizar la trazabilidad.
Importación de personas
Función para registrar múltiples usuarios de forma simultánea (estudiantes, docentes, administrativos) cargando un archivo Excel, sin necesidad de crearlos uno a uno.
Jornadas
Franjas horarias en las que la institución ofrece sus clases (mañana, tarde, noche, fines de semana, etc.). Cada programa puede estar asociado a una o varias jornadas.
Sedes
Ubicación física o virtual donde una institución ofrece sus servicios académicos.
Niveles
Etapas o grados educativos que conforman la trayectoria académica de un estudiante hasta la culminación de su proceso de formación.
Aulas
Salones o espacios físicos de la institución donde se llevan a cabo las clases. Se asignan a los cursos al programar los horarios
Períodos
Unidades de tiempo en las que se organiza el calendario académico (semestres, trimestres, bimestres, etc.). Los cursos, notas y matrículas están asociados a un período específico.
Tipos de solicitudes
Clasificación de los tipos de trámites disponibles para los usuarios (ej.: solicitud de certificado, paz y salvo, cambio de datos). Permite organizar y enrutar cada solicitud al área correspondiente.
Perfiles
Configuración de accesos y permisos que se asigna a grupos de usuarios administrativos. Define qué módulos y acciones puede ver o ejecutar cada funcionario según su rol.
Empresas
Registro de empresas o entidades externas con las que la institución tiene convenios para prácticas laborales o bolsa de empleo.
Instituciones educativas
Listado de colegios, universidades u otras instituciones donde el usuario estudió anteriormente. Se usa para registrar el historial académico previo.
Preguntas personalizadas
Preguntas adicionales que la institución crea para capturar datos específicos de sus estudiantes al momento del registro o en su perfil (más allá de los campos estándar del sistema).
Categorías documentos digitales
Tipos o grupos de documentos que la institución define para organizar los archivos digitales de los usuarios (ej.: documentos de identidad, actas de grado, contratos). Facilita la gestión documental.
Criterios del observador
Categorías predefinidas que permiten registrar y clasificar observaciones sobre el comportamiento, desempeño académico o situación financiera de los estudiantes.
Parametrización de informes
Configuración que permite definir qué datos se incluyen y cómo se muestran en los reportes generados por la plataforma, adaptándolos a las necesidades de cada institución.
Entidades administradoras
Registro de las entidades de seguridad social (EPS, ARL, cajas de compensación, AFP) a las que pertenecen los usuarios, necesario para completar la información personal.