Personas, roles y accesos: conceptos clave
Matricular programa
Acción que vincula oficialmente a un estudiante a un programa académico, cambiando su estado a "Activo" para habilitar procesos como la matrícula a cursos lo cual luego permite el registro de notas y demás funcionalidades académicas.
Cancelar programa
Acción que permite cancelar la matrícula de un estudiante en un programa académico, indicando el tipo y la causa de la cancelación. El estudiante deja de estar activo en el programa, pero su información e historial permanecen registrados en la plataforma.
Matrícula a curso
Proceso mediante el cual un estudiante es vinculado a uno o varios cursos de su programa académico durante un período determinado. Esta matrícula permite asignarle el grupo, horario y docente correspondientes, así como registrar su asistencia y notas.
Retirar
Proceso mediante el cual se retira la matrícula de un estudiante en un curso específico de una asignatura, sin afectar su vinculación al programa académico. El retiro no conserva historial académico.
Código de matrícula
Identificador asignado al proceso de matrícula formal de un estudiante dentro de la plataforma. Puede generarse automáticamente por el sistema siguiendo una secuencia consecutiva numérica (ej.: 1, 2, 3…) o definirse manualmente por la institución permitiendo códigos alfanuméricos según sus necesidades de identificación y control.
Habilitar
Proceso que permite otorgar a un estudiante una nueva oportunidad para presentar una evaluación de una asignatura que ya fue cerrada y archivada, siempre que su estado sea “No aprobada”. Al habilitarla, el estudiante puede realizar una nueva evaluación autorizada por la institución con el objetivo de superar la asignatura.
Homologar
Proceso mediante el cual se reconoce una asignatura o estudio realizado y aprobado previamente (en la misma u otra institución), permitiendo al estudiante no tener que volver a cursar la asignatura homologada
Ver historial
Consulta del historial académico de un estudiante frente a una asignatura, donde se pueden visualizar registros como matrículas, notas, homologaciones y otros movimientos asociados. También permite gestionar la eliminación de registros erróneos cuando sea necesario.
Familiares y codeudores
Sección para registrar la información de familiares, acudientes o codeudores vinculados al estudiante. Permite gestionar datos de contaccto.
Académica y laboral
Sección del perfil donde se registra la trayectoria académica del usuario (instituciones, estudios realizados, títulos obtenidos), experiencia laboral y otra información complementaria como habilidades o conocimientos.
Documentos digitales
Repositorio digital dentro del perfil del usuario donde se almacenan documentos requeridos por la institución (ej.: documentos de identificación, certificados, contratos u otros soportes). La información se organiza por categorías para facilitar su gestión.
Récord académico
Consolidado del historial académico del estudiante, donde se visualizan por programa los cursos realizados, calificaciones obtenidas, promedios y demás registros asociados a su trayectoria académica en la institución.
Prácticas laborales
Módulo que permite a la institución gestionar la práctica laboral del estudiante, permitiendo registrar información como empresa asignada, realizar seguimiento, evaluaciones y envio de encuesta.
Inscribir programa
Proceso mediante el cual un estudiante es vinculado inicialmente a un programa académico antes de realizar su matrícula formal. Permite registrar su intención de ingreso y continuar con los procesos de admisión definidos por la institución.
Cambiar de programa
Proceso que permite trasladar a un estudiante de un programa académico a otro dentro de la institución, conservando la información académica registrada en las asignaturas previamente cursadas en el anterior programa.
Renovación anticipada
Proceso que permite renovar individualmente la matrícula de un estudiante para un nuevo período académico de manera excepcional cuando su estado de matricula es "Activo".
Editar pénsum
Proceso que permite cambiar el plan de estudios asignado a un estudiante, por ejemplo, cuando la institución actualiza su estructura curricular. Este cambio puede afectar las asignaturas pendientes del estudiante.
Agregar carga académica de otros programas
Funcionalidad que permite asignar al estudiante cursos pertenecientes a un programa académico diferente al programa en el que está matriculado, permitiendo que tome materias cruzadas entre programas.
Matrículas extemporáneas
Proceso que permite matricular a un estudiante en un curso que ya fue cerrado y archivado, generalmente para registrar información académica pendiente con una calificación final posterior al cierre. Su disponibilidad depende de los permisos asignados al usuario administrativo.
Administrar roles
Funcionalidad que permite asignar o retirar roles de acceso a los usuarios de la plataforma. Un mismo usuario puede tener uno o varios roles según las funciones que deba realizar dentro de la institución.
Estudiantes
Estudiantes son las personas matriculadas en uno o varios programas o cursos académicos dentro de la institución. A través de la plataforma ellos pueden consultar información como sus notas, horarios, asistencia, cursos virtuales y demás recursos académicos habilitados, permitiéndoles hacer seguimiento a su proceso formativo.
Administrativos
Administrativos son las personas autorizadas por la institución para gestionar los procesos académicos, administrativos o financieros dentro de la plataforma. Las funciones disponibles para cada usuario dependen del perfil y los permisos asignados, por lo que podrán acceder únicamente a las opciones necesarias para desempeñar sus actividades.
Docentes
Personas responsables de orientar los procesos de enseñanza dentro de la institución. Desde la plataforma pueden gestionar los cursos asignados, registrar calificaciones, controlar la asistencia y administrar los recursos del aula virtual.
Familiar
Persona vinculada al estudiante, como padre, madre, acudiente u otro responsable autorizado. Según los permisos definidos por la institución, puede consultar información académica o financiera del estudiante
Contacto
Persona vinculada a una empresa relacionada con la institución, cuya información se registra en la plataforma para disponer de sus datos de contacto y asociarla a procesos como prácticas formativas u ofertas laborales.
Codeudor
Persona que respalda las obligaciones financieras del estudiante, generalmente asociadas a financiación de los estudios otorgados por la institución. Su información se registra en la plataforma para vincularla al crédito y, cuando este se encuentra a nombre del codeudor, los documentos de cobro, como recibos o facturas, se generan a su nombre.
Cargar foto
Permite agregar o actualizar la fotografía del usuario para facilitar su identificación dentro de la plataforma. Generalmente utilizada para carnets físicos (Colombia) o virtuales y visualización del perfil en general. Peso máximo 52KB.
Gestión usuario Q10
Permite administrar las credenciales de acceso incluyendo: la creación de nombre de usuario y contraseña, la asignación de perfiles (administrativos), el restablecimiento de contraseñas e inactivación de cuenta.