Personas, roles y accesos: conceptos clave
Matricular programa
Proceso de vinculación oficial del estudiante a un programa académico. Activa su acceso a los cursos, notas y demás funcionalidades del programa.
Cancelar programa
Acción que retira al estudiante de un programa académico, dejando sin efecto su matrícula. El registro del estudiante y su historial se conservan en la plataforma.
Matrícula a curso
Inscripción individual del estudiante en un curso específico dentro de su programa. Permite asignarle un grupo, horario y docente.
Retirar
Elimina la matrícula del estudiante en un curso específico sin cancelar su programa.
Código de matrícula
Número único que identifica cada matrícula de un estudiante en la plataforma. Puede ser generado automáticamente o asignado manualmente según la configuración institucional.
Habilitar
Esta opción permite registrar la nota de recuperación de un estudiante en un curso o asignatura que no aprobó, dándole la oportunidad de subir su calificación sin necesidad de volver a cursarla completa.
Homologar
Reconocimiento oficial de una asignatura cursada y aprobada previamente (en la misma u otra institución), que permite al estudiante no volver a cursarla en su nuevo programa.
Ver historial
Consulta del registro completo de un estudiante en un curso (matrículas anteriores, notas, homologaciones). También permite eliminar procesos erróneos del historial si se requiere.
Familiares y codeudores
Sección para registrar los datos de familiares, acudientes o codeudores vinculados al estudiante.
Académica y laboral
Sección del perfil donde se registra la trayectoria académica previa del usuario (instituciones, títulos obtenidos) y su experiencia laboral. Complementa la información personal.
Documentos digitales
Repositorio digital dentro del perfil del usuario donde se almacenan los archivos requeridos por la institución (ej.: fotocopia de cédula, acta de grado, contrato). Organizado por categorías.
Récord académico
Resumen completo del desempeño académico del estudiante: cursos tomados, notas obtenidas y promedios.
Prácticas laborales
Módulo para administrar el proceso de práctica laboral del estudiante: empresa asignada, seguimiento, evaluaciones y observaciones.
Inscribir programa
Es el paso previo a la matrícula, mediante el cual se asocia al estudiante a un programa académico. También se utiliza cuando un estudiante ya matriculado desea inscribirse a un segundo programa.
Cambiar de programa
Permite trasladar a un estudiante de un programa a otro dentro de la institución, conservando la información ya registrada de los cursos finalizados y archivados.
Renovación anticipada
Proceso que permite modificar el período académico de un estudiante, ya sea porque se encuentra en un período incorrecto o porque se requiere ubicarlo en un período puntual. Este proceso no afecta el proceso académico del estudiante.
Editar pénsum
Permite cambiar el plan curricular asignado al estudiante (ej.: si la institución actualizó el pénsum y el estudiante debe migrar al nuevo).
Agregar carga académica de otros programas
Función para matricular al estudiante en cursos de un programa diferente al que está cursando.
Matrículas extemporáneas
Permite matricular al estudiante a un curso que ya fue cerrado y archivado, generalmente para registrar una nota final en caso de que lo haya cursado.
Administrar roles
Podrás gestionar los roles de los usuarios en la plataforma, en caso de que desees que un usuario ingrese para realizar diferentes funciones.
Estudiantes
Persona registrada en el sistema que está matriculada en uno o más programas académicos de la institución. Puede consultar sus notas, horarios, pagos y demás información relacionada con su proceso académico.
Administrativos
Usuario del sistema encargado de la gestión y configuración de los procesos institucionales (académicos, financieros, de matrícula, etc.). Tiene permisos para administrar parámetros, generar reportes y dar soporte a estudiantes y docentes según el rol asignado.
Docentes
Usuario responsable de dictar una o más asignaturas o cursos. Tiene acceso a las herramientas para gestionar sus clases, registrar calificaciones, controlar asistencia.
Familiar
Persona vinculada al estudiante (padre, madre, acudiente u otro familiar) que puede tener acceso al sistema para consultar información académica, financiera o administrativa del estudiante, y en algunos casos recibir notificaciones o realizar pagos en su nombre.
Contacto
Persona natural vinculada a una empresa aliada con la institución, relevante para la gestión de prácticas laborales u ofertas de empleo.
Codeudor
Persona que respalda financieramente al estudiante, comprometiéndose al pago de sus obligaciones.
Cargar foto
Permite subir o actualizar la fotografía del perfil del usuario. La foto puede ser utilizada en carnets y en la visualización del perfil en la plataforma.
Gestión usuario Q10
Administración de las credenciales de acceso de los usuarios: crear usuario, cambiar contraseña, asignar perfiles y controlar qué módulos puede ver cada persona.