Cómo crear y gestionar dependencias institucionales

Las dependencias permiten organizar y distribuir la gestión de las solicitudes institucionales entre las diferentes áreas de la institución. Cada dependencia puede contar con administrativos responsables de atender y dar trámite a los requerimientos que le sean asignados.

Al crear una dependencia, deberás diligenciar los siguientes campos:

Código: Corresponde a un identificador interno para la dependencia. Puede utilizar la nomenclatura o codificación que maneje la institución para organizar sus áreas o procesos.

Ejemplos:

• ADM001
• CARTERA
• BIENESTAR01
• ACAD2025

Dependencia: Corresponde al nombre del área o dependencia encargada de gestionar las solicitudes asignadas.

Ejemplos:

• Registro y Control Académico
• Cartera
• Bienestar Institucional
• Admisiones
• Coordinación Académica
• Talento Humano

Estado: Permite definir si la dependencia estará disponible para participar en el proceso de gestión de solicitudes. 

• Activo: La dependencia podrá ser utilizada en la configuración y gestión de solicitudes.
• Inactivo: La dependencia no estará disponible para nuevas asignaciones o procesos.

Configuración en plataforma:
Institucional → Establecimiento → Dependencias

• Desde allí puedes crear las dependencias necesarias.

Una vez creada la dependencia, podrás realizar configuraciones adicionales para definir los responsables de la atención de solicitudes. 

Asociar administrativos: Desde la opción Asociar administrativo, podrás relacionar los usuarios administrativos que harán parte de la dependencia y serán los encargados de gestionar y dar trámite a las solicitudes que ingresen a esta área. 

Programas: También podrás seleccionar los programas académicos que la dependencia podrá gestionar, permitiendo delimitar el alcance de atención según la estructura académica definida por la institución.