Cómo cerrar y archivar cursos

Cerrar y archivar los cursos es importante principalmente para conservar la información académica como histórico y evitar que se pierdan datos cuando posteriormente se realicen procesos sobre la matrícula del estudiante.

Este proceso permite que las asignaturas de los cursos que el estudiante tenga en estado “En curso” queden formalmente cerradas con su respectiva nota final y la observación correspondiente sobre si la asignatura fue aprobada o no.

1. Verifica las calificaciones

• Ingresa a la ruta: Académico → Evaluaciones.

• Confirma que todas las casillas de calificación estén completas.

• El porcentaje acumulado de cada estudiante debe estar en 100%.

• Si el porcentaje acumulado no está al 100% y están todas las notas, debes ingresar a Administrar parámetros allí en la planilla para corroborar que los parámetros creados sumen el 100% al igual que los subparámetros.
  
  

2. Estado de matrícula de los estudiantes

• Verifica que ningún estudiante esté en estado “No formalizado”.

• Si identificas alguno, dirígete a su perfil → Información académica, edita la matrícula y cambia el campo Formalizado a Sí.

3. Una vez realizadas las validaciones anteriores

• Ingresa a Académico → Estructuración → Cerrar cursos.
• Utiliza los filtros disponibles para ubicar el curso correspondiente.
• Selecciona el curso y haz clic en Cerrar curso, ubicado en la parte superior de la pantalla.
• Finalmente, selecciona la opción Archivar curso para concluir el proceso.